メール配信のマナー「オプトイン・オプトアウト」とは?

2020.09.08 スタートアップガイド

メールマガジンを配信するうえで、重要なマナーとなるオプトインとオプトアウト
メール配信の担当者の方であれば、一度は耳にしたことがある言葉ではないでしょうか。

今回はオプトイン・オプトアウトの用語説明とあわせて、
受信者の方の印象を良くする配信のマナーをご紹介していきます!

オプトインとは?

メールを配信することに対し、受信者側から許諾を得ることをオプトインといいます。
購読を希望した覚えのないメールが何通も送られてくることは、受信側の立場になって考えてみると気持ちのいいものではありませんよね。
広告・宣伝を目的としたメール配信を行う際は、オプトインを取得出来ているリストである必要があります。

オプトインの取得方法

登録フォームからの収集

ブラストメールでご用意している登録フォーム機能、もしくは空メール登録機能を使って登録頂くことでもオプトインは取得できます。
あらかじめ入力項目を設定しておけば、取得したデータに応じたグループ配信も可能です。

登録フォーム・空メール登録の使い方はこちら

 

ブラストメールのフォーム機能を利用しない場合も、自社独自の申込フォームでアドレスを収集するといった方法もあります。

会員サイト登録など、メルマガ専用の申込フォームでは無い場合、「メルマガ購読を希望する」といった旨のチェック欄にデフォルトでチェックが入っていると、
外し忘れたことによって受信してしまう読者が発生してしまいます。

受信した側の心証としては、デフォルトでチェックが入った状態になっていたことで、
「希望していないのにメールが送られてきた」
マイナスの印象を持たれてしまう恐れがあるため、こういったチェック欄は自らチェックしてもらう形式が理想的です!

 

名刺交換で取得したアドレス

展示会などのイベントを行った際、来場した方と名刺交換出来た、といったケースもあるかと思います。
このような名刺交換で取得したメールアドレスも、相手がメールアドレスを開示していることからオプトインが取得出来ているとみなされます。
※1 送信される電子メールが通信販売等の電子メール広告の場合には、特定商取引法が適用されるため、請求・承諾なしに送信することはできません。
※2 自己の電子メールアドレスの公表と併せて、広告宣伝メールの送信をしないように求める旨が公表されている場合は、同意なく送信することはできません。

この時注意したいのが、やはり受信側の心証です。
名刺交換したのが何ヶ月、何年も前となると、名刺交換したことを忘れられているケースもあります。
オプトインが取得出来ていたとしても「どこかからメールアドレスを入手して送られてきた」と思われてしまい、イメージの低下に繋がりかねません。

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このメールは過去当社の営業担当とお名刺交換をさせて頂いたお客様にお送りしております。
ご案内が不要な方に送信されておりましたら、心よりお詫び申し上げます。
※配信停止をご希望の際は、メール末尾にある解除URLよりお手続きをお願い致します。
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●● 様

いつもお世話になっております。
ブラストメールでございます。

本日は●●株式会社様の導入事例をご紹介します。

●●株式会社様が運営している●●というサービスでは、会員様向けにお得なセール情報や新商品の案内を行うために、ブラストメールを活用してくださっています。
今回、メール一斉配信サービスの選定ポイントや導入後の効果についてうかがってきました。

名刺交換で収集したメールアドレスに対しては、上記の例のように
「このメールは以前にお名刺交換させて頂いた方々に配信させて頂いております。」
といったアドレスの入手経路を提示する一文を冒頭に加えると、安心感を与えるとともに名刺交換したタイミングを思い出すきっかけにもなるのでお勧めです。

オプトアウトとは?

オプトインの逆で、「購読を停止したい」という受信者の希望に対して、配信を停止することを指します。
広告・宣伝を目的としたメール配信を行う際は、購読解除を行う為の導線を設けることも必要となります。

オプトアウトの例

解除フォームを利用する

ブラストメールでご用意している解除フォーム機能をご利用頂くと、オプトアウトの管理は簡単です。
「解除を希望される方はこちらから」といった誘導の文言と合わせて
解除フォームのURLをメール本文に記載していただくと、読者の方から直接購読解除の申し込みが行えます。

解除フォーム機能の使い方についてはこちら

メールでの収集

解除フォーム機能を利用する以外にも、メールで連絡をもらうという手法も有効です。
注意点としては、解除フォーム機能では自動的に宛先リストから除外されますが、
メールで連絡を貰い、手動でリストから除外するとなるとタイムラグが発生する場合があります。

[配信停止について]
メールの配信停止をご希望される際は、
お手数ですが配信停止ご希望の旨を記載の上、
以下のメールアドレス宛にご連絡をお願い致します。
●●●@sample.jp
※配信停止作業には2~3営業日を要します。
行き違いでメールが配信されてしまった場合は何卒ご容赦くださいませ。

上の例のように、停止作業にかかるおおよその時間を記載しておくと、
いつ処理してもらえるのかという読者側の懸念も減らすことが出来ます。

連絡先を記載する

広告・宣伝関係のメールの場合、送信者の情報を明記することも重要です。
長々とした記載を避けるために会社名のみなどの簡易的な表記に留めてしまうと、
所在地や連絡先が分からないことで読者が不安に思うケースもあります。

例の画像のように、送信者の情報をはっきりと記載しておくことで、読者側の安心感に繋がります。

 

まとめ

今回ご紹介したポイントは以下の3点です。

・受信者の許諾を得たリストへ送ること

・受信を解除する導線を設けること

・送信者の情報を明確にさせること

基本的なことのように思える方もいるかもしれませんが、これらはメール配信における大切なマナーです。
少しでも疎かになると受信者からのイメージダウンにも繋がりかねません。

配信側と受信側、双方にとってプラスとなるメール配信を行う為にも、
マナーを守ったメール配信を心がけましょう!

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