【グループ配信操作方法】既存の読者情報をグループ分けして配信するには?

2020.08.19 スタートアップガイド

運用開始後に別の店舗・WEBサイト・会員サービスなどの立ち上げがあり、読者をグループ分けする必要が出てきた。というご相談を数多くいただいております。

そのようなお悩みがある場合は、ブラストメールのグループ設定機能をご利用いただくことで解決が可能です。
グループ設定機能をご活用いただくことで、登録済みの読者を複数のグループに分けて配信を行えるようになります。

本記事では登録済みの読者を複数のグループに分けたい場合の操作方法について解説させていただきます。

なお、【新規登録する読者】をグループ分けしたい場合は、下記記事と併せてご確認ください。

 

ブラストメールにおけるグループ設定の仕組み

よく間違われるグループ配信の考え方

グループ設定とは、上記のような【箱やフォルダ】のようなイメージを持たれる方もいらっしゃいますが、これは誤りです。
グループという箱に読者を入れていくのではなく「全読者の中から特定の条件で一部の読者を絞り込む。」が正解になります。

考え方のご認識に相違がありますと、思わぬ誤配信にも繋がる可能性が御座いますので、グループ配信の考え方についてはご注意をお願いいたします。

正しいグループ配信の考え方

正しいグループ設定の考え方としては上記のイメージの通りとなります。
ブラストメールでは登録されているすべての読者の中から、特定の条件に当てはまる読者のみをグループとして絞り込むことが出来ます。

【箱やフォルダ】に特定のメールアドレスを投入していくのではなく、【フィルタ】のようなイメージを持っていただくと分かりやすいですね。

グループ設定で作成したグループは宛先としてメール配信時に選択できるようになります。

 

例1:都道府県での絞り込みイメージ

例えば、【都道府県】が「東京都」の方だけを絞り込みたい場合のイメージは下記の図の通りです。

この場合【グループ設定】メニューにて新規登録から、【都道府県】の欄に【東京都】と入力いただき検索をかけています。
結果として全10,000件の読者中、800件が【都道府県】が【東京都】となってるため条件に当てはまりました。

また、フィルタのようにすべてのデータから【都道府県】が【東京都】となっている読者を条件で絞り込んでいる状態ですので、読者のデータが変わって条件に当てはまらなくなる(【都道府県】が「東京都」でなくなる)と自動的にこのグループには所属しなくなります

 

【ケーススタディ】登録済みの読者を複数のグループに分ける操作方法

それでは、例として登録済みの読者を【分類】で分けて、【A群】と【B群】という2つのグループに分けて配信分けをしたいという場合の操作方法をご案内します。

※顧客種別などでグループ分けされたい方は下記のように読み替えをお願いいたします。
【分類】
  グループ分けしたい項目 (例:”顧客種別”など)
【A群】や【B群】
  項目が何であった場合にグループとしたいか (“有料会員”、”無料会員”など)

 

1.【分類】という項目を作る

最初に読者をグループ分けするために、基準となる項目を作成します。

 

1-1.「項目設定」から新規項目を押下する

「項目設定」メニューの左上にある「新規項目」という赤いボタンを押下します。

 

1-2.左下の項目名に【分類】と入力する

次の画面では項目の種類を選べます。
汎用性が高いのは「テキストボックス」なので、今回は「テキストボックス」を選び、左下の項目名の入力欄に【分類】と入力し、「確認」ボタンを押下します。

確認画面が表示されますので、続けて「登録」ボタンを押下します。

 

1-3.作った項目を「使用」する

作った項目は使用状態にしなければ意味がありません。
「項目設定」メニューをスクロールすると一番下に作成した項目がありますので、一番左の使用欄にのみチェックを入れて下の「確認」ボタンを押下し、確認画面で確認後「登録」ボタンを押下します。

 

2.読者情報に【A群】と【B群】という情報を加える

次に読者の【分類】が【何】であるのかを登録していきます。
※【都道府県】が【東京都】のようなイメージです。

2-1.「読者一覧」から「配信中」の状態となっている読者を一覧表示する

「読者一覧」メニューから上部のタブを「すべて」から「配信中」に変更し、配信中の状態となっている読者の一覧を表示します。

 

2-2.「配信中」の既存読者の情報をダウンロードする

「読者一覧」メニューの右下「ダウンロード」を押下して、現在登録されている配信中の状態となっている読者データをCSVファイルとしてダウンロードします。

 

2-3.【分類】という項目が増えているのでそれぞれの読者に値を入力する

前項でダウンロードしたCSVファイルを開くと、配信中の状態となっている読者の一覧が確認出来ます。
先程、1-3の工程で項目を「使用」する状態にしましたので【分類】という列が増えています。

【分類】上、この読者は【A群】、この読者は【B群】というようにそれぞれの読者がどちらに該当するのか情報を追加しましょう。
上記のイメージ従って、読者(行)ごとに【A群】か【B群】か入力し、取り込むCSVファイルを作成します。

 

2-4.「一括処理」から既存情報を上書き登録する

CSVファイルが完成したら、「一括処理」メニューを開きます。
登録方法を「アップデートのみ」に選択して、「ファイルを選択」から2-3で作成したCSVファイルを選択し、下の赤い「アップロード」のボタンを押しましょう。
進捗バーが100%になり登録結果が出るまで待ち、結果が表示されたら内容を確認して「戻る」を押下します。

※取込時にエラーが発生した場合はこちらの記事で対処法を記載しておりますので、ご確認をお願いします。

※2-3のファイルに登録済みでない新規の読者情報を追加した場合は、「登録方法」を「全登録」に設定します。

 

3.グループ分けを行う

1・2で設定した内容を元に分類】が【A群】というグループ【分類】が【B群】というグループを作成します。

 

3-1.「グループ設定」で新規登録をする

グループ設定画面に進み、左上の「新規登録」ボタンを押下します。

 

3-2.【分類】の欄に【A群】と入力して検索する

これから作成するグループがどのような条件での絞り込みにするか設定します。
今回は【分類】という項目が【A群】となっている読者のみのグループを作りたいので、画面の【分類】の欄に【A群】と入力し、下部の「検索」ボタンを押下します。

※グループ作成の際の検索条件は部分一致となります。それ以外の方法での検索の場合は下記を参考にしてください

完全一致:「”(ダブルコーテーション)」で囲う (例:”A群”)
複数検索:「,(半角カンマ)」で検索したい文字通りをつなぐ (例:A群,B群)

 

3-3.絞り込み結果を確認する

絞り込んだ結果、条件に一致している読者の数を確認できます。
想定されている数と一致している事を確認して、「次へ」を押下します

 

3-4.グループ名を付けて作成する

最後に今回登録するグループを管理画面上でどのように表示するか「グループ名」を設定します。
この表示はブラストメール管理画面上のみの表示設定ですので、読者には表示されることはありません

 

3-5.【B群】のグループを作成する

3-1~3-4の流れを繰り返し、【B群】のグループも作成します。

作成したグループは配信設定画面で宛先として設定が可能です。

【A群】のみを対象にした宛先と【B群】のみを対象にした宛先が完成しました。
これでグループ設定の操作は完了になります。

もし続けて、新しく別グループとして読者を追加登録されたい場合は、下記記事の「2以降」を参考にご登録をお願いいたします。

特定の読者だけにメールを送るには?<ターゲット配信>

 

まとめ

グループ配信を活用すれば、必要な方に必要な情報だけを配信することが出来るようになります。

グループを分けて配信することで、読者へ不要なメールを送らなくて済みます。
結果、メールマガジンへの信頼性がまして、興味を持たれやすくなるという効果が期待出来るようになります。

また、通知を目的する連絡網などの配信でも「地区」・「クラス」・「部署」ごとに配信する内容を変え、不要な情報を減らすことで見落としを防ぐ効果も期待できます。

最初は、多少煩雑に感じるかもしれませんが、仕組みを理解すると意外と簡単に使いこなすことが出来ます。
ぜひ、色々なグループ分けにチャレンジしてみてください!

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