アドレス管理を簡単に!登録解除機能の使い方

2020.07.28 スタートアップガイド

メール配信のご担当者の多くは、新しいメールアドレスの追加や
配信が不要になったメールアドレスの削除など、
読者データの管理も行われているかと思います。

この読者データの管理、頻度や件数が増えると手間になる作業ですが、
読者から直接メールアドレスを登録・解除出来る機能があることをご存じでしょうか?
この機能を使って頂くことで、今後の読者管理の運用がぐっと楽になるかもしれません。

今回は指定のURLにアクセスして使用する登録・解除フォームと、
指定のメールアドレスにメールを送ることで登録が出来る空メール登録についてご紹介していきます。

 

1.登録フォーム

登録フォームURLはメニュー内の登録・解除フォームからご確認頂けます。
このURLをホームページや印刷物などでご案内頂くことで、読者から直接登録してもらうことが可能です。

埋め込みHTMLを表示 からは、メールアドレスの入力欄をHPに埋め込むためのタグが取得できます。
QRコードを表示 からは、登録フォームへアクセス出来るQRコードを取得できます。

 

フォームの表示文言の設定

フォームの最初の画面と、登録完了時の画面に表示される文言の設定が行えます。
メルマガ登録のお礼や、事前に伝えておきたい情報などを記載頂く他、

「メールマガジンが受信出来るよう、@●●.jpからのメールの受信許可設定をお願いします」

といった受信許可設定を促す一文があると、メール不達の回避策となるのでお勧めです。

 

入力項目の設定

登録フォームにアクセスすると、上記画像の通り、まず初めにメールアドレスの入力欄が表示されます。
メールアドレスを入力後、次の画面でメールアドレス以外の情報の登録が行えます。

メールアドレス以外の入力項目は、項目設定画面で事前に設定が必要です
項目設定画面の表示にチェックが入ったものが登録フォームに反映されます。
必須にチェックが入ったものは入力必須の項目になります。必ず収集したい情報があるときは設定してください。

順番は項目設定の順序通りとなります。
順序変更される場合は「使用」の〇の左側をドラッグすることで変更が可能です。

 

登録完了メールの設定

登録完了時に読者へ送るメール文面の設定が行えます。
初期設定では送信元アドレスが実在しない仮のメールアドレスとなっている為、
本配信時の送信元アドレスと統一していただくことをお勧めします。

また、登録があった際に通知を受け取りたい場合は、
BCCに管理者様のメールアドレスを入力しておくと、管理者様へも登録完了メールが送られることで通知の代わりとなります。

 

2.解除フォーム

解除フォームURLも登録フォームと同じで、メニュー内の登録・解除フォームからご確認頂けます。

メールの末尾に「購読解除を希望される方はこちらから」といった記載で誘導頂くことの多い機能で、
画面の表示文言や、完了メールの設定など、基本的な設定は登録フォームと同様です。

広告・宣伝メールを送信する場合、特定電子メール法でオプトアウト(受信を拒否すること)の導線を設けることが義務付けられています。
解除フォームのURLをメール本文内で案内頂くことで簡単にご運用が出来ますので、
オプトアウトの導線を設けていない方は是非こちらの機能をご利用ください。

解除フォーム案内の例文

以下の例文のように、登録・解除ページで確認した解除フォームのURLをコピーし、
メール本文の末尾などに貼り付けてご案内ください。

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メールマガジンの配信停止は下記のURLからお願いします
https://●.●●●.jp/bm/p/f/tf.php?id=●●●&task=cancel

Copyright(c) ○○株式会社 All Rights Reserved.​​​​​​​
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解除フォームを通して解除を申し込んだメールアドレスは、
読者一覧ページ内の状態が配信中から解除へ自動的に切り替わります。

解除状態のアドレスは配信対象からは除外される為、
管理者様側で手動でアドレスを削除する必要なく配信を止めることが出来ます。

 

ワンクリック解除URLとの違い

__stop__ というコードをメール本文に差し込むことでも解除フォームの案内は可能です。
このコードで送られるURLをワンクリック解除URLと言います。

このコードを入力した場合、コードの部分が受信した読者専用のURLに差し変わってメールが送られます。
通常の解除URLではメールアドレスの入力が必要となりますが、
ワンクリック解除URLでは、一人一人の読者専用のURLへ誘導することにより、
メールアドレスの入力の手間を省くことが出来ます。

3.空メール登録

空メール登録機能は登録・解除フォームメニュー内の左上からご確認頂けます。
宛先として発行されている空メール登録用アドレス宛にメールを送ることで、読者登録が行える機能です。
手動で入力する必要のある登録フォーム機能と違い、メールアドレスの入力間違いが発生しない点がメリットです

メールアドレス以外の情報を登録する場合

メールアドレス以外の情報(例:氏名や会社名など)も登録してもらう場合は、
空メール送信後に自動返信される仮登録メール内に記載されているURLにアクセスし、
表示されたフォーム内で必要情報を入力後、登録が完了となります。

ここで入力してもらう項目は、登録フォームと同様、項目設定画面で表示設定されているものになります。
収集したい項目は前もって設定しておきましょう。

空メール登録での注意点

取得する情報がメールアドレスのみの場合は、空メールを送ってもらうだけで登録が完了となりますが、
他項目も入力してもらう必要がある場合、仮登録メールを受信出来ないと登録作業を進めることが出来ません

仮登録メールの初期設定では送信元アドレスが仮のメールアドレスで設定されていますが、
このままの状態では仮登録メールが受け取れない可能性があります。
仮登録メールが受信出来るよう、事前に以下の二点を実施しておくことをお勧めします。

・通常使用しているメールアドレスを送信元として設定する
・空メール送信前に、指定受信許可設定を行ってもらうよう読者へ周知する
(例:仮登録メールが~@●●.jpから配信されます。受信が出来るよう指定受信許可設定をお願いします 等)

まとめ

メールの作成時間をすぐに削減することは難しいかもしれませんが、
今回ご紹介した機能を使えば、読者データの管理にかける時間はすぐに減らすことが出来ます。

また、読者から手軽に購読申し込みが出来るようになれば、読者数の獲得にも繋がります。
読者データの管理や収集にお悩みの方は、ぜひ一度お試ししてみてください!

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