メールマガジンを配信する上で、必ず守っていただきたいのが「オプトアウト」と「オプトイン」の義務です。
しかし、メルマガ配信をこれから始める方の中には、「オプトアウト、オプトインって何？」と思っている方も多いのではないでしょうか。
実はこれらは、メルマガ配信をするにあたって守らなければならない「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律の一部」です。
この法律では、「オプトイン方式の義務」「送信者の表示義務」などが定められており、違反をすると罰則を受けることになります。
知らずにメルマガを送り、違反をしてしまうことの無いように、必要事項をしっかりと理解して受信者から信頼してもらえるメルマガを配信していきましょう。
この記事では、メルマガに必ず設置する必要のある「オプトアウト」について、その設定方法や注意点を詳しく解説していきたいと思います。
目次
オプトアウトとは？
まず、メルマガ配信に必ず必要となる「オプトアウト」について解説していきます。
オプトアウトとは、英語で”opt out″ と表記します。
”opt″ とは、動詞で「選ぶ」「決める」という意味があり、”out″ は「出る」という意味があります。
つまり、オプトアウトとは活動や団体などから「身を引く」「脱退する」という意味合いを持つ言葉になります。
もっとわかりやすく、メルマガに関連付けて解説していきます。
「オプトアウト」という仕組みを簡潔に説明すると、受信者側がメルマガを「もういりませんよ、送らないでください」と受信拒否できるものです。メルマガ用語では購読解除と呼ばれています。
このオプトアウトの通知が来た場合、送信者側は原則メールを送ることはできません。
また、配信者側にはオプトアウトをするための導線設置が義務付けられています。
これについては、別の項で詳しく解説したいと思います。
オプトインとは？
続いて、メルマガを配信する前に必要となる「オプトイン」についてご紹介します。
オプトインは”opt out″ の反対で、 ”opt in″ と表記します。
”in″ は「入る」という意味がありますので、「参加する」「加入する」という意味合いを持つ言葉になります。
また、メルマガ配信においてはメルマガの配信に「同意する」といった意味で使われることが多いため、覚えておきましょう。
「オプトイン」は、事前に送信者が受信者から「メルマガの配信に対する同意を得る」という形になります。
または、受信者から「メルマガ送ってください！」という意思表示をしてもらったり、メルマガ配信の事前承諾をしてもらうという意味でもあります。
このオプトインでは、HPやWeb広告を見て興味を持った顧客が、登録フォームからメルマガ配信登録を行う形が一般的です。
他にも、ECサイトやセミナーの申し込みフォームの中に「メールマガジンに登録」などの項目を設置し、配信希望を有無を確認する方法などがあります。
いずれにしても、「顧客に配信について許可する意思表示をしてもらう」ことが重要となります。
そのため、小さい文字や分かりにくい表記をして「受信者が気付かないうちに同意させる」といった導線は避けましょう。オプトインにあたる箇所はフォントサイズや色をかえるなど、目立つ表記が適しています。
また、下記に該当するものはオプトインの例外として規定されており、これらを除いて、メルマガを配信する際にはオプトインは必須となっています。
- 「名刺などで通知したメールアドレス」
- 「公表しているメールアドレス」
- 「取引関係にある者のメールドレス」
ちなみに、オプトイン、オプトアウトをせずにメルマガ配信を行うと、違反となってしまう上に、メールキャリア・プロパイダからもスパム、迷惑メールとみなされてしまう場合もあるため、注意が必要です。
オプトアウトの重要性
オプトアウトとオプトインについては理解できましたか？
ここからは、オプトアウトの重要性を知っていただくために「特定電子メール法」という法律をご紹介していきたいと思います。
オプトアウトの導線設置やオプトインの取得は「特定電子メール法」という法律で定められていて、行わないと違反として罰せられてしまいます。
メルマガに必要不可欠なルールであるこの法律をしっかりと守って、送信者も受信者も安心して楽しめるようなメルマガを配信していきましょう。
特定電子メール法について
「特定電子メール法」とは、適切なメール配信を行うための法律で、迷惑メール対策として2002年に施行、2008年に法改正され現在の内容になりました。
この法律の対象となる「特定電子メール」とは、
- 営業上のサービス・商品等に関する情報を広告または宣伝しようとするWebサイトへ誘導することが送信目的に含まれる電子メール
- SNSへの招待や懸賞金当選の通知、友達からのメールなどを装って営業目的のWebサイトへ誘導しようとする電子メール
上記に該当するものを指します。
企業が広告や宣伝で配信しているメルマガはこれに当てはまりますね。
では、特定電子メール法のポイントを簡単にご紹介していきたいと思います。
特定電子メール法の要点は大きく下記の3つに分けられます。
- オプトイン方式の義務
- 送信者の表示義務
- 違反した際の罰則
それぞれについて詳しくみていきます。
一つ目の「オプトイン方式の義務」は、先ほど説明したオプトアウトの導線設置とオプトインの取得のことを指します。
つまり「配信停止の方法を明記する」こと、「メール配信を事前承諾してもらう」ことの二点ですね。
二つ目は「送信者の表示義務」です。
これは、オプトインを取得した上で特定電子メールを送信する際には、次の項目の表示が義務付けられているというものです。
- メール本文中に、送信者などの氏名又は名称
- 本文中に、受信拒否 (オプトアウト) ができる旨の表示とその連絡先 (電子メールアドレス又はURL)
- 任意の場所 (リンク先ページも可) に送信者の住所
- 任意の場所 (リンク先ページも可) に、苦情や問い合わせなどを受け付ける電話番号、メールアドレス又はURL等
送信者は、上記の項目を表示しないと法律違反となってしまいますので、注意しましょう。
他にも、特定電子メール法では「送信者情報を偽った送信の禁止」や「送信拒否 (オプトアウト) した者への送信禁止」「同意記録の保存」などが定められています。
これらを守らなかった場合には違反となり、三つ目の「罰則」を受けることになります。
罰則は、場合によっては「1年以下の懲役又は100万円以下の罰金」、法人の場合には「行為者を罰する他、法人に対して3000万円以下の罰金」と定められています。
メルマガ配信時のオプトアウトの注意点
最後に、メルマガ配信をする際のオプトアウトのポイントを詳しくご紹介したいと思います。
オプトアウトの導線設置において、「オプトアウトの方法をできるだけわかりやすくする」こと、またメルマガ配信者として「オプトアウトには例外がある」ことを知っておくのも大切なポイントです。
それぞれについて解説していきます。
オプトアウトの方法を明確にする
まずは、「オプトアウトの方法を明確にする」という点。
前述した「送信者の表示義務」の中では、「本文中に、受信拒否 (オプトアウト) ができる旨の表示とその連絡先 (電子メールアドレス又はURL) 」を記載すると定められていましたね。
その際、受信者に負担をかけないように、オプトアウトについて分かりやすく表示すること、オプトアウトの方法はなるべくシンプルにすることが大切です。
オプトアウトの方法が複雑だと、受信者がオプトアウトすることができない場合もあり、企業自体のイメージ低下にも繋がりかねません。
そのため、オプトアウトについてわかりやすい表示・手続き方法にすることを意識しましょう。
具体的なオプトアウトの導線設置方法としては、メルマガ本文中にオプトアウトできるWebサイトのURLを載せておく、配信停止専用アドレスにメールを送信する、などがあります。
例をご紹介します。
また、以下のように、
すぐに配信停止の手配ができない場合には、時間がかかる旨を明記、さらに「配信停止が完了するまで、3〜5営業日を頂戴しております」などと具体的な日数を記載しておくと、より丁寧で親切な対応になりますね。
オプトアウトには例外がある
オプトアウトには例外があることも頭に入れておきましょう。
「特定電子メール法」の「オプトアウト (法第3条第3項) 」では、下記の場合はオプトアウトの例外となると定めています。
- 契約に伴う料金請求等やサービス内容の変更のための事務連絡等の電子メールに付随的に広告・宣伝が含まれる場合
- いわゆるフリーメールサービスを利用して送信する電子メールに付随的に広告・宣伝が含まれる場合
- 契約の前段のやりとりとして顧客から行われる問い合わせに対する返信等に付随的に広告・宣伝が含まれる場合
上記のように、広告・宣伝とは別の目的で送信される電子メールに、付随的に広告・宣伝が含まれる場合、それが社会的に相当なものとして認容されている時があります。
この場合には、その電子メールについてオプトアウトが行われると、本来の目的に支障をきたす可能性があることから、オプトアウトの例外として規定されています。
まとめ
メルマガを配信する際には、オプトアウトの導線設置やオプトインの取得は特に注意しなければなりません。
企業と顧客を身近に繋ぐことができるメルマガですが、一歩間違えると受信者に不快な思いをさせてしまうものでもあります。
迷惑メールだと勘違いされないため、法律違反をしないためにも、配信するメルマガの内容をいま一度見直してみてください。
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